Qu’est-ce qu’un système de suivi des candidatures (ATS) ?

Un système de suivi des candidatures, c’est à la fois le classeur, le moteur de recherche et la liste de tâches de l’employeur pour ses recrutements, réunis dans un seul logiciel. Quand vous cliquez sur « Postuler » sur une page carrières, votre CV, votre lettre de motivation et vos réponses au formulaire y aboutissent généralement. Un recruteur ouvre ensuite le poste, voit toutes les candidatures reçues, fait des recherches ou filtre la liste, puis décide qui contacter. Savoir ce que fait réellement ce logiciel, et ce qu’il ne fait pas, vous aide à envoyer une candidature facile à trouver et facile à lire.

ATS en recrutement : définition

ATS est le sigle anglais d’applicant tracking system, que l’on traduit par « système de suivi des candidatures » ou « logiciel de suivi des candidatures ». En recrutement, c’est le logiciel dans lequel un employeur publie ses offres, reçoit les candidatures, les trie et les fait avancer jusqu’à l’embauche. On parle aussi de logiciel ATS ou de logiciel de recrutement.

En pratique, l’ATS reçoit votre candidature, en extrait le texte, la range dans une base où les recruteurs cherchent et filtrent, et garde la trace de chaque étape. Ce n’est pas un juge : il applique les règles et les recherches que l’employeur lui a données. La suite de ce guide détaille chacune de ces fonctions.

Qui utilise un système de suivi des candidatures ?

La plupart des organisations qui recrutent régulièrement, ou qui reçoivent beaucoup de candidatures par poste, utilisent un ATS sous une forme ou une autre. Cela comprend les grandes entreprises, de nombreuses entreprises de taille moyenne, les organismes publics, les universités et les hôpitaux. Les cabinets de recrutement utilisent des logiciels similaires pour gérer leurs candidats sur plusieurs clients. Une petite entreprise qui recrute quelques personnes par an peut très bien se contenter d’une boîte mail partagée ou d’un tableur.

Chez l’employeur, plusieurs personnes travaillent dans le système :

• Les recruteurs publient les offres, examinent les candidatures et font passer les candidats d’une étape à l’autre.
• Les managers qui recrutent consultent les candidats présélectionnés et donnent leur avis.
• Les coordinateurs planifient les entretiens et envoient les nouvelles aux candidats.

En général, vous ne pouvez pas savoir quel système se cache derrière une offre, et cela compte rarement. Quelques signes montrent que vous passez par un ATS : la page de candidature se trouve à une autre adresse web que le site principal de l’entreprise, on vous demande de créer un compte, ou le formulaire se remplit avec votre parcours professionnel après le dépôt de votre CV.

Que fait un ATS de votre candidature ?

Un ATS remplit cinq grandes fonctions pour chaque candidature.

1. Il la stocke. Votre CV, votre lettre de motivation, vos réponses au formulaire et le poste visé sont enregistrés dans une seule fiche candidat. Beaucoup de systèmes conservent les anciens candidats pour que les recruteurs puissent les retrouver lors de recrutements ultérieurs. La durée de conservation dépend de la politique de l’employeur et des règles locales de protection des données.
2. Il l’analyse. Le système extrait le texte de votre fichier et le répartit dans des champs comme les intitulés de poste, les employeurs, les dates, la formation et les compétences. C’est pourquoi le formulaire qui suit le dépôt est parfois prérempli, et parfois mal prérempli. Notre guide sur la façon dont un ATS lit un CV détaille cette étape.
3. Il la rend consultable. Les recruteurs peuvent interroger la base par compétence, intitulé de poste, lieu ou d’autres champs. Votre fiche apparaît dans les résultats quand elle contient les termes recherchés, ou des termes que le système considère comme proches. La capacité d’un système à comprendre les termes proches varie.
4. Il la filtre avec des questions de présélection. Les employeurs peuvent exiger certaines réponses aux questions du formulaire de candidature. Nous y revenons plus bas, car c’est la partie la plus automatisée du processus.
5. Il en suit les étapes. Chaque candidat passe par des étapes comme nouveau, examiné, entretien téléphonique, entretien, offre, puis embauché ou non retenu. Le système envoie les e-mails de confirmation et de suivi, programme les entretiens et recueille les comptes rendus des personnes qui les mènent.

Qu’est-ce qu’une question éliminatoire ?

Les questions éliminatoires sont des questions du formulaire de candidature pour lesquelles l’employeur a fixé une réponse obligatoire. Exemples typiques :

• Êtes-vous légalement autorisé à travailler en [pays] ?
• Êtes-vous titulaire d’un permis de conduire valide ?
• Pouvez-vous travailler le week-end ?
• Êtes-vous titulaire de la certification [certification] ?
• Êtes-vous prêt à déménager à [ville] ?

Si votre réponse ne correspond pas à celle fixée par l’employeur, le système peut automatiquement faire passer votre candidature au statut « refusé » ou « non prioritaire », parfois avant que quiconque ait ouvert votre CV. Cela n’a rien à voir avec la mise en forme de votre CV. C’est une règle choisie par l’employeur.

Répondez à ces questions avec exactitude. Répondre oui à quelque chose de faux pour franchir un filtre ne fait que reporter le problème à l’entretien ou à la vérification des antécédents. Si une question ne colle pas parfaitement à votre situation, par exemple si elle demande cinq ans de pratique d’un outil et que vous en avez un peu moins, répondez honnêtement et expliquez-vous dans un champ de texte libre ou dans votre lettre de motivation.

Que ne fait pas un ATS ?

L’image répandue est celle d’un robot qui lit chaque CV et en jette la plupart avant qu’un humain les voie. Ce n’est pas ainsi que fonctionnent la plupart des systèmes.

• En général, il ne vous rejette pas de son propre chef. Les refus viennent généralement de la décision d’un recruteur, de réponses éliminatoires qui ne correspondaient pas, ou de la clôture du poste. Un e-mail automatique ne signifie pas que la décision l’était : les recruteurs refusent souvent un groupe de candidats d’un coup, et le système envoie le même modèle à chacun.
• Il ne juge pas le design. Le logiciel travaille sur du texte. Une belle mise en page ne rapporte rien dans la base de données, alors qu’une mise en page qui masque ou mélange le texte peut affaiblir votre fiche.
• Il ne vous attribue pas de score universel. Certains systèmes classent les candidats par rapport à l’offre, et certains proposent désormais une mise en correspondance ou des résumés fondés sur l’IA. Leur fonctionnement, et la confiance que les recruteurs leur accordent, dépendent de l’éditeur et des réglages de l’employeur. Il n’existe pas de score ATS unique qui vous suivrait d’une offre à l’autre.
• Il ne remplace pas l’entretien. Les décisions d’embauche sont prises par des personnes qui lisent les CV, parlent aux candidats et les comparent.

D’où vient l’idée du « rejet par un robot »

L’idée est facile à croire. Les e-mails de refus arrivent parfois en quelques minutes, souvent parce qu’une réponse éliminatoire ne correspondait pas. Beaucoup de candidatures restent sans réponse. Et les problèmes de fichier existent bel et bien : un CV que le système ne parvient pas à lire donne une fiche maigre et difficile à trouver. La solution est la même dans les trois cas : remplir le formulaire avec soin, envoyer un fichier lisible et montrer les compétences demandées dans l’offre.

Qu’est-ce que cela change à la façon d’envoyer votre CV ?

Une fois que vous savez ce que fait le système, les étapes pratiques sont simples.

1. Postulez là où l’offre l’indique. Si elle demande de passer par la page carrières, faites-le. Un CV envoyé par e-mail à une adresse générale risque de n’être jamais rattaché au poste.
2. Envoyez un fichier que le système peut lire. Un PDF texte ou un fichier Word .docx convient généralement, sauf si l’offre demande autre chose. Si vous ne pouvez pas sélectionner et copier le texte de votre PDF, un analyseur risque de ne pas pouvoir le lire non plus. Pour les détails, voyez si un ATS peut lire un CV en PDF.
3. Gardez une mise en page simple. Une seule colonne, des titres standard comme Expérience, Formation et Compétences, des dates à côté de chaque poste, et vos coordonnées dans le corps de la page plutôt que dans l’en-tête.
4. Reprenez les mots de l’offre pour les compétences que vous avez. Si l’offre parle de « comptabilité fournisseurs » et que votre CV indique « traitement des factures fournisseurs », ajoutez le terme de l’offre là où il est exact. Un recruteur peut rechercher l’expression exacte.
5. Vérifiez le formulaire après le dépôt. Le remplissage automatique peut associer le mauvais intitulé de poste à un employeur ou fusionner deux postes en un. Corrigez les champs à la main avant d’envoyer.
6. Adaptez chaque candidature. Si vous postulez à plusieurs postes dans la même entreprise, chaque candidature peut être lue séparément. Chaque CV doit montrer pourquoi vous correspondez à ce poste précis.

Comment Nextrova peut-il vous aider face à un ATS ?

Le vérificateur de CV ATS de Nextrova effectue des contrôles de lecture sur le PDF ou le fichier Word que vous déposez, pour vous montrer ce qu’un système de suivi des candidatures pourra probablement en extraire. Il compare aussi votre CV à une offre d’emploi et liste les exigences trouvées dans votre texte, avec la ligne qui sert de preuve, ainsi que celles qui manquent. La première vérification est gratuite et sans compte. Il ne peut pas vous dire comment un employeur donné a configuré son propre système.

Questions associées

Peut-on savoir quel ATS une entreprise utilise ?

Parfois. L’adresse web de la page de candidature ou l’e-mail de confirmation peut afficher le nom de l’éditeur. Cela change rarement ce que vous devez faire, car les réglages de l’employeur comptent plus que la marque.

Un ATS lit-il les lettres de motivation ?

Beaucoup de systèmes stockent les lettres de motivation avec le CV, et certains permettent d’y faire des recherches. Qu’une personne lise la vôtre dépend du recruteur et du poste.

Un ATS, est-ce la même chose qu’une présélection par IA ?

Non. Un ATS est le système qui stocke et organise les candidatures. Certains intègrent des fonctions d’IA comme le classement ou les résumés, et chaque employeur décide de les utiliser ou non.

Les petites entreprises utilisent-elles un ATS ?

Certaines oui, souvent dans une version plus simple. D’autres gèrent les candidatures par e-mail ou dans un tableur. Le même conseil vaut dans les deux cas : un fichier lisible et des preuves claires que vous correspondez au poste.