كيف تكتب التحية في خطاب التقديم دون معرفة اسم المسؤول

التحية هي أول سطر يقرؤه أي شخص، لذا يجب أن تكون صحيحة قبل أي شيء آخر. فالتحية العامة الدقيقة أفضل بكثير من اسم مكتوب خطأً، أو يعود إلى الشخص الخطأ، أو مقرون بلقب خاطئ. خصّص بضع دقائق للبحث عن اسم، وإذا لم تجده، فوجّه الخطاب إلى الأشخاص الذين سيقرؤونه فعلًا.

كيف تجد اسم مدير التوظيف؟

خصّص لذلك من خمس إلى عشر دقائق، بهذا الترتيب:

1. أعد قراءة الإعلان. ابحث عن اسم جهة اتصال، أو اسم مسؤول توظيف في الأسفل، أو سطر «يتبع إداريًا لـ»، أو عنوان بريد إلكتروني يحمل اسمًا.
2. راجع الرسائل التي تلقيتها. فتوقيع مسؤول التوظيف كثيرًا ما يتضمن الاسم الكامل والمسمى الوظيفي.
3. اطّلع على موقع الشركة. فصفحات الفريق و«من نحن» والإدارة العليا تذكر أحيانًا رؤساء الأقسام.
4. ابحث في مواقع التواصل المهني. جرّب اسم الشركة مع مسمى وظيفي محتمل، مثل «Head of Finance» أو «Engineering Manager». وتأكد من أن الشخص ما زال يعمل هناك.
5. اسأل. من المقبول إرسال رسالة قصيرة ومهذبة إلى عنوان التواصل العام للشركة أو إلى مسؤول التوظيف تسأل فيها عمّن يتولى التوظيف لهذه الوظيفة. وبعض الشركات لا تشارك الأسماء، ولا بأس في ذلك.

إذا وجدت عدة أسماء محتملة ولم تستطع تحديد من يتولى التوظيف، فوجّه الخطاب إلى الشخص الذي يذكره الإعلان، وهو عادةً مسؤول التوظيف. وإذا ظللت غير متأكد، فاستخدم تحية موجّهة إلى الفريق. فالاسم الخاطئ هو الخطأ الوحيد الذي سيلاحظه القارئ حتمًا.

ما التحية التي تستخدمها حين لا تجد اسمًا؟

وجّه الخطاب إلى الفريق أو القسم أو الوظيفة. وكل تحية من التحيات التالية آمنة في الطلبات المكتوبة بالإنجليزية:

اختر واحدة وامضِ قُدمًا. فنادرًا ما يتوقف القرّاء عند تحية مهذبة ودقيقة. لكنهم يلاحظون التحية الخاطئة.

كيف تكتب التحية في خطاب التقديم حين تعرف الاسم؟

استخدم الاسم الكامل حين لا تكون متأكدًا من اللقب أو الجنس. فتحية «Dear Jordan Ellis» مهذبة ومحايدة وصحيحة لأي شخص. وهي تجنّبك التخمين انطلاقًا من الاسم الأول، وهو تخمين كثيرًا ما يخطئ.

استخدم اللقب واسم العائلة حين تعرفهما. فـ«Dear Ms. Ellis» و«Dear Mr. Okafor» و«Dear Dr. Tanaka» و«Dear Professor Ruiz» كلها مناسبة. وإليك بعض التفاصيل:

• في الإنجليزية الأمريكية توضع نقطة بعد Mr. وMs. وDr.، أما الإنجليزية البريطانية فتحذفها عادةً (Mr وMs وDr).
• استخدم «Ms.» بدلًا من «Mrs.» أو «Miss»، ما لم يستخدم الشخص نفسه أحد هذين اللقبين.
• يستخدم بعض الناس «Mx.» لقبًا محايدًا من حيث الجنس. لا تستخدمه إلا إذا كان الشخص يقدّم اسمه به.
• إذا كان الشخص يحمل الدكتوراه أو لقب أستاذ ويستخدم اللقب في العمل، فاستخدمه أنت أيضًا.

لا تكتفِ بالاسم الأول إلا حين تدعو ثقافة الشركة إلى ذلك. ففي بعض الشركات الناشئة وبيئات العمل غير الرسمية، يوقّع مسؤولو التوظيف رسائلهم بالاسم الأول ويخاطبونك باسمك الأول. ولا بأس في مجاراة هذه النبرة. أما في القطاعات الرسمية، أو حين لا تكون متأكدًا، فاستخدم الاسم الكامل.

انسخ طريقة الكتابة بدقة. خذها من المصدر، بما في ذلك علامات النطق وغيرها. ففي بعض الثقافات يأتي اسم العائلة أولًا، لذا تحقق من الطريقة التي يكتب بها الشخص اسمه قبل أن تختار الجزء الذي تستخدمه.

اسمان؟ إذا ذكر الإعلان مسؤول توظيف ومديرًا، فيمكنك مخاطبتهما معًا: «Dear Jordan Ellis and Sam Okafor».

ما التحيات التي ينبغي تجنّبها في خطاب التقديم؟

• «To Whom It May Concern» (إلى من يهمه الأمر). ليست خاطئة، لكنها تبدو قديمة وغير شخصية، كأنك تكتب إلى مكتب لا إلى إنسان.
• «Dear Sir or Madam» (سيدي، سيدتي). ما زالت مستخدمة في بعض السياقات الرسمية، لكنها تفترض جنسين فقط، وتبدو قديمة الطراز في معظم الطلبات المكتوبة بالإنجليزية. وتحية «Dear Hiring Team» تؤدي الغرض نفسه.
• «Dear Sir» أو «Gentlemen» (سيدي، أيها السادة). تفترضان أن القارئ رجل.
• «Hi» أو «Hey» أو «Hello there» (مرحبًا). غير رسمية أكثر من اللازم لمعظم الطلبات.
• لقب مخمَّن. مثل «Dear Mrs. Ellis» وأنت لا تعرف لقبها، أو «Dear Mr. Ellis» بناءً على الاسم الأول وحده.
• اسم خاطئ أو شركة خاطئة. يحدث هذا غالبًا عند إعادة استخدام الخطابات. تحقق من كل اسم قبل الإرسال.

هل تتغير التحية بحسب البلد أو اللغة؟

نعم. اكتب التحية بلغة الخطاب، واتبع أعراف المراسلات المهنية في تلك اللغة بدلًا من ترجمة تحية إنجليزية كلمة بكلمة. وإليك بعض الأمثلة:

• الإنجليزية الأمريكية: يستخدم الخطاب المهني الرسمي غالبًا نقطتين رأسيتين بعد التحية («Dear Ms. Ellis:»)، بينما تشيع الفاصلة في رسائل البريد الإلكتروني والخطابات الأقل رسمية.
• الإنجليزية البريطانية: فاصلة، ولا نقطة بعد الألقاب، وتقليديًا «Yours sincerely» في الختام حين تكون قد استخدمت اسم القارئ.
• الفرنسية: تبدأ الخطابات الرسمية الموجّهة إلى قارئ مجهول تقليديًا بعبارة «Madame, Monsieur,».
• الألمانية: عبارة «Sehr geehrte Damen und Herren,» هي الافتتاحية الرسمية التقليدية حين لا يكون لديك اسم.

وعند الشك، انظر إلى الطريقة التي تكتب بها الشركة إليك، أو إلى الإعلان نفسه، وجارِ مستوى الرسمية فيه.

كيف ينبغي أن تتوافق عبارة الختام مع التحية؟

اجعل الختام بسيطًا كالتحية. فعبارات «Kind regards» و«Best regards» و«Sincerely» (مع خالص التحيات) تصلح في معظم الخطابات المكتوبة بالإنجليزية، سواء ذكرت اسمًا أم لا. وفي الاستعمال البريطاني التقليدي، تقترن «Dear Sir or Madam» بعبارة «Yours faithfully»، وتقترن التحية التي تتضمن اسمًا بعبارة «Yours sincerely». واكتب اسمك الكامل تحت عبارة الختام. ولمعرفة ما يأتي بين التحية والختام، اطّلع على ماذا تكتب في خطاب التقديم.

كيف يساعدك Nextrova في كتابة خطاب التقديم؟

ضمن خطة Pro، تكتب أداة كتابة خطاب التقديم في Nextrova مسودة خطاب انطلاقًا من سيرتك الذاتية وإعلان الوظيفة. راجع التحية قبل الإرسال، واستبدلها باسم إن كنت قد وجدته. وتفاصيل الخطط متاحة في صفحة الأسعار.

أسئلة ذات صلة

هل ما زالت تحية «Dear Hiring Manager» مقبولة؟

نعم. فهي مهذبة وواسعة الاستخدام. و«Dear Hiring Team» بديل أدفأ قليلًا حين قد يقرأ الخطاب عدة أشخاص.

هل أستخدم الاسم الأول لمدير التوظيف؟

فقط إذا كانت نبرة الشركة غير رسمية بوضوح، أو كان الشخص قد راسلك بالأسماء الأولى. وإلا فاستخدم اسمه الكامل، أو لقبه واسم عائلته.

ماذا لو كان الطلب نموذجًا فيه خانة نصية؟

التحية اختيارية في الخانة النصية القصيرة. وإذا أضفتها، فتحية «Dear Hiring Team» مناسبة.

هل يمكنني توجيه خطاب التقديم إلى الرئيس التنفيذي؟

عادةً لا، إلا إذا كانت الشركة صغيرة وكان الرئيس التنفيذي هو من يتولى التوظيف بوضوح. وجّه الخطاب إلى الأشخاص الذين سيقرؤونه فعلًا.